Naponta 183 milliárd e-mailt küldenek a világnak. Megmondjuk, hogy hogyan biztosíthatja, hogy levele nem elvész az általános tömegben. És úgy, hogy a címzett nem csak a kosárba küldte, hanem pozitívan válaszolt neki. Az üzleti levélírás szabályai mindenki számára hasznosak lesznek. Kivétel nélkül. HOGYAN KELL A LETTER?
Meg kell kezdeni hagyományosan: "Kedves Ivan Sergejevics, hello!" Volt egy eset, amikor egy nagyvállalat a levelezésében megváltoztatta a klasszikus "Kedves" "Kedves" felhívást. És bár úgy tűnik, érzelmileg a fellebbezés melegebbé vált, a partnerek éberek voltak. Semmiképpen ne használd a üdvözlésre a "Jó napot" kifejezést - először senki sem beszél az életben, másrészt pedig azt a benyomást kelti, hogy nem érdekli, mikor kapja a levelet.
KELL HOGY A SÜRGŐ LETÉRÉBEN?
Ha a levél egy idegennek szól, és üzleti jellegű, akkor a hangulatjelek a címzettben megismerkedhetnek. A kollégáknak szóló informális levelekben a hangulatjelek tilosak. Ha azonban az a levélben van információ, hogy egy nap a vállalat vezérigazgatója szükség lehet rá, fontolja meg, hogy a mosolygó zárójelek elkapják a szemét.
HOGYAN NEM LEHET TARTALMAZNI A NEGATÍV EMOTÍVÁT, HOGY A LETTEREK HANGJELZÉSÉT?
Ha elégedetlen vagy valami, de nem akarod megszüntetni a kapcsolatot a negatív érzelmek megjelenésével, de konstruktív párbeszédet folytat vele, ne küldd azonnal a levelet. Olvassuk el a szöveget egy olyan kollégának, aki nem vesz részt a konfliktusban, vagy küldje el később, ha tud semmit sem írni.
MIKOR KÉRDÉSEK KÉRDEZZE MEG A LETTEREKET?
A levélnek mindig témája legyen. Ezzel az állapotüzenet jelenik meg, és gyakran megtakarítja a spam-behelyezést. A téma rövidnek és nagyszerűnek kell lennie arra, hogy rámutasson Önre vagy a címzetttel való együttműködésének tárgyára. Például, ha egy klienst találkoztál egy konferencián, fórumon vagy kiállításon, akkor logikus feltételezni, hogy a dobozban sok betű fog megjelenni az "ajánlat" vagy "együttműködés" témakörrel. Ezért jobban emlékeztesse a nevét vagy cégnevét. És ha régóta ismeretes, akkor a levél tárgya a csoportmunka tárgyát, vagy a levelezés alkalmával: "a kérdés ...", "megjegyzés a ..."
KIHAGYIK A HATÓSÁGI NYELVTETŐKET?
Ha szigorú üzleti hangon írt levelet kapott, akkor ugyanúgy kell válaszolnia. Elfelejteni ezt a szabályt az üzleti levél írásakor nem szabad.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy a formális nyelvről az informálisnak az üzleti levelezésben való átmenet gyakran eredménytelen kölcsönhatást eredményez. Nehéz lesz megbeszélni az üzleti ügyeket és ösztönözni a partnereket arra, hogy teljesítsék kötelezettségeiket, ha a velük való kommunikáció barátságos lett. A hivatalos nyelv segít a távolság megtartásában és a problémák hatékony megoldásában. Az ünnepi stílus segít először a saját nyilatkozataiban helyesnek lenni, ami jobb eredményeket eredményez.
VAN SZÜKSÉG VAN A FELHASZNÁLÁSRA VONATKOZÓ MEGOLDÁSRA VONATKOZÓ MÓDSZER?
Ahelyett, hogy a témában "sürgősen" vagy "azonnal" írnánk, jobb, ha a levél szövegében pontos időkeretet adunk meg, amelyben válaszolni szeretnénk. Például: "Kérjük, hogy válaszoljon egy ilyen időpontig" vagy "Erősen kérem, hogy legkésőbb ezen időpontig értesítse döntését. Ne próbálja meggyorsítani a folyamatot, ha azt mondja a címzettnek, hogy várja a választ: "Remélem, a beleegyezésedet", vagy "Kérlek, igen erősen válaszoljon". Adja meg a személynek, hogy gondolkodjon magára.
MINDEN ESETBEN HASZNÁLJA A FONTOS FONTOS?
Ezt az eszközt csak akkor szabad használni, ha a levélben feltüntetett eset valóban sürgős és fontos, nemcsak Önnek, hanem a címzettnek is. Gondolod, hogy minden esetben ilyen? Jelöljön ki minden internetes levelét piros zászlókkal és felkiáltó jelekkel - rossz. Ne felejtsd el a tündérmeséket és a farkasokat: ha valóban szükséged lesz egy levél azonnali olvasására, figyelmen kívül hagyjuk.
HOGYAN KELL HELYEZNI AZ ÍRÁSBAN, AMELYEK HIBÁJA TARTALMAZZA?
Ha kényszerül valamit megtagadni, ne indítsa el az üzenetet a kudarc nyilatkozatával. Röviden írja le döntésének okait, és tegye világossá, hogy bizonyos körülmények között lehetőség nyílik az ügy vizsgálatára. Köszönöm az Ön számára mutatott érdeklődést, sajnálatát fejezi ki az ügy ilyen kimeneteléért és a levél pozitív megjegyzéséhez, például "kívánok sikert".
MI TÖRTÉNIK, HOGY A LAP Hosszú?
Szerkessze a szöveget, szakítsa meg fejezetekké, bekezdésekké, bekezdésekké - egyébként a hosszú üzenetet nehéz észlelni. Ha az információt egy folyamatos darab adja, akkor a második sorban a személy elkezdi elveszíteni érdeklődését. Az ideális képlet a nagy internetes levelek összeállításához így néz ki: az egyik gondolat egy bekezdés. Az is fontos, hogy elkerüljék a bonyolult mondatokat és homályos kifejezéseket. Annak érdekében, hogy gyorsan reagálhasson a levélre, az embernek képesnek kell lennie arra, hogy az első alkalommal megértse, mit akar tőle.
HOGYAN JOBBAN FELHÍVJUK?
A levél megválaszolásához elegendő a neve és vezetéknevét feltüntetni. Ha levelezést kezdeményez, akkor adja meg a pozícióját és a kapcsolattartó telefonszámát. A levél elején a "Kedves ..." fellebbezést használd, ne hagyd abba a "Tisztelettel" kifejezést. Írja: "Üdvözlettel" vagy "Tisztelettel". Kapjon többféle aláírást a levelezőben, és használja őket a helyzet függvényében.
A FÖLDTÖRÖKBAN.
• A Radicati Group kutatócég szerint naponta világszerte 183 milliárd internetes levelet küldünk, azaz másodpercenként több mint 2 millió levelet.
• A Kaspersky Lab, a spamszűrő rendszerek híres gyártója becslése szerint a napokban küldött e-mailek 80% -a spam.
• A Gallup Media ügynökség szerint a mail.ru mail rendszer 70 millió regisztrált felhasználója naponta közel 8 millióan ellenőrzi postafiókját.
• A spam általában az Egyesült Államokból, Oroszországból és Lengyelországból érkezik.
• A jogosulatlan reklámok leggyakoribb témái, amelyeket postai úton küldenek, gyógyszerek és ismerősök.